مدیریت زمان چیست و چگونه می توان این مهارت را به دست آورد؟

به گزارش وبلاگ عصر نو، یکی از مهم ترین مزیت های مدیریت زمان کمک به پیشرفت فردی و شغلی است. در واقع توانایی مدیریت صحیح زمان، باعث می شود به راحتی بتوانید کارهای خود به موقع به اتمام برسانید، جلسات کاری را به خوبی مدیریت کنید و زمانی برای تقویت مهارت های شخصی خود داشته باشید. بنابراین اطلاع از تکنیک های صحیح مدیریت زمان، شما را به اهداف تان نزدیک تر کرده و موجب پیشرفت چشم گیری خواهد شد. اگر به دنبال کسب این مهارت ها هستید، این مطلب را دنبال کنید. در ادامه روش های مدیریت زمان، هدف از آن، مزایای مدیریت کردن زمان و کتاب های مفید در این زمینه را بررسی خواهیم کرد.

مدیریت زمان چیست و چگونه می توان این مهارت را به دست آورد؟

مدیریت زمان و هدف از آن

مفهوم این عبارت را می توان به صورت توانایی هماهنگی کارها و مسئولیت ها برای به حدبیشتر رساندن اثربخشی تلاش های یک فرد تعریف کرد. مهم ترین هدف در مدیریت زمان این است که افراد بتوانند در کمترین زمان ممکن، بهترین عملکردی که می تواند را داشته باشند.

مهارت های لازم برای مدیریت صحیح زمان

با یادگیری و به کارگیری این مهارت ها می توانید زمان را به خوبی مدیریت کرده و اهداف تان را هوشمندانه تر دنبال کنید. برخی از مهم ترین مهارت های لازم برای مدیریت کردن زمان را در ادامه توضیح خواهیم داد.

مهارت های مدیریت زمان - تقویم خود را به روز نگه دارید

1. سازمان دهی

سازمان دهی می تواند تصویری شفاف از کارها و همچنین زمان انجام آن ها را در اختیارتان بگذارد. یک سازمان دهی ایده آل، به معنای داشتن تقویم هفتگی به روز، اسناد و یادداشت های دقیق است که در صورت لزوم به راحتی در دسترس باشند. بنابراین سعی کنید با نوشتن وظایف و متعهد بودن به انجام آن ها، تقویم هفتگی خود را همواره به روز نگه دارید. همچنین داشتن نظم نیز می تواند در اداره زمان، بسیار کمک کننده باشد.

2. اولویت بندی

ارزیابی مسئولیت ها برای اولویت بندی آن ها یکی از کلیدی ترین مهارت های لازم برای اداره زمان است. روش های زیادی برای اولویت بندی کارها وجود دارد. برخی از افراد تمایل دارند کارهای ساده و زودبازده خود را در اولویت قرار داده و وظایف سخت و دیربازده را در خاتمهی لیست اولویت بندی خود قرار دهند.

روش دیگری که تعداد زیادی از ما مایل به استفاده از آن هستیم، اولویت بندی کارها بر اساس زمان تحویل شان است. در واقع تمایل داریم هر کاری که زمان تحویل اش نزدیک تر است را در اولویت قرار دهیم. برخی نیز از هر دو روش به صورت ترکیبی استفاده می کنند.

در حالت کلی اولویت بندی برای مدیریت زمان به روش برایان تریسی از معروف ترین و پربازده ترین روش هاست. در این روش کارهایی که به نظر سخت تر و ترسناک تر هستند، در اولویت قرار می گیرند.

3. هدف گذاری

هدف گذاری اولین گام برای مدیریت مؤثر زمان است. این کار امکان مشاهده روشن هدف نهایی را فراهم می سازد، در این صورت می توان به راحتی برای رسیدن به آن هدف، کارهای خود را اولیت بندی کرد. متقابلاً، داشتن هدف می تواند تمرکز بر اولویت ها را افزایش دهد. بنابراین سعی کنید همواره اهدافی کوتاه مدت و بلند مدت داشته باشید.

4. ارتباطات

داشتن مهارت های ارتباطی قوی، می تواند به شما در بیان هرچه روشن تر اهداف و وظایف خود به همکاران کمک بسکمک کند. همچنین در انجام کارهای مرتبط با اهداف تان، می تواند پیشرفت چشم گیری را حاصل کند.

برنامه روزانه داشته باشید

5. برنامه ریزی

یکی از اساسی ترین بخش های مدیریت منظم زمان، برنامه ریزی است. برنامه ریزی روزانه یا زمان بندی کردن روز موجب منظم تر شدن کارها و تلف نشدن وقت می شود. می توانید هر شب قبل از خواب برای روز بعد برنامه مناسب تهیه کنید. سعی کنید این برنامه را واقع بینانه تنظیم کنید تا در متعهد بودن به آن، دچار مشکل نشوید. بنابراین همواره تلاش کنید با برنامه ریزی روزانه مؤثر، کارها و مسئولیت های خود را در راستای اهداف تان پیش ببرید.

6. مرزبندی

در راستای اداره هرچه بهتر زمان خود، باید تنها به کارهایی که به اهداف خودتان و همچنین شرکت کمک می کنند، اهمیت دهید. گاهی اوقات ممکن است در شرکت، کارهایی خارج از وظیفه از شما خواسته شود و احتمالاً نه گفتن در چنین شرایطی سخت است، اما به یاد داشته باشید برای رسیدن به اهداف، نباید زمان را از دست بدهید. پس سعی کنید برای خود مرزهایی مشخص کرده و در صورت امکان، چنین درخواست هایی را نپذیرید تا مدیریت مؤثرتری بر زمان تان داشته باشید.

7. مدیریت استرس

عبارت مدیریت زمان به صورت ناخودآگاه، برخی از ما را دچار استرس می کند. زیرا معمولاً آن را معادل با یک نفس و بی وقفه کار کردن می دانیم. هر چند که اگر به روش های صحیح این نوع مدیریت آگاه نباشیم، همین نتیجه را خواهیم گرفت. پس از مدتی هم خسته و ناامید، تمام برنامه ها و اهداف را کنار گذاشته و به سر خط بر می گردیم. بنابراین باید به سلامت روان هم به اندازه کافی اهمیت داده شود. مدیریت استرس با روش های زیر می تواند انگیزه برای تلاش و متعهد بودن به اهداف و برنامه ها را حفظ کند.

می توانید برای مدیریت مؤثر استرس خود، استراحت هایی کوتاه بین کار در نظر بگیرید. یا حتی پاداش کوچکی برای انجام گام به گام و به موقع برنامه مشخص شده، برای خود تهیه کنید.

تقویت مهارت مدیریت مؤثر زمان

کار کردن روی این مهارت ها می تواند شما را به بهترین کارمند یا بهترین گزینه برای استخدام تبدیل کند. سه روش زیر می توانند این مهارت ها را تقویت کنند.

1. اهداف کوتاه مدت و بلندمدت داشته باشید

تمرین برای هدف گذاری به مرور به شما یاد می دهد برای کسب نتیجه ای خاص، چگونه باید هدف گذاری کرد. بنابراین سعی کنید اهداف بزرگ و کوچک مشخص و برای رسیدن به آن ها تلاش کنید. در جهت اهداف بزرگتر که طبیعتاً زمان بیشتری نیاز دارند، اهداف کوچکتر را قرار دهید و آن ها را به گونه ای تنظیم کنید که با سایر اهداف تان هم راستا باشند.

به عنوان مثال اگر قصد ارتقاء شغلی دارید، ممکن است تلاش یا برنامه ای برای تقویت مهارت های شخصی نداشته باشید تا کاملاً بر کسب ارتقاء شغلی متمرکز بمانید. همچنین به یاد داشته باشید که اهداف باید قابل دست یابی، لمس و اندازه گیری باشند.

برای کارهای خاص تصمیم صحیح تری بگیرید

2. تقویم خود را مدیریت کنید

برنامه هفتگی تان را در تقویم بنویسید. مهم ترین کارهای تان را زمان بندی کرده و در تقویم برای هر کدام روز و ساعتی مشخص کنید. به این ترتیب می توانید کنترل بیشتری بر زمان داشته باشید. به عبارتی بسته های خاصی از زمان را به کارهای خاص اختصاص دهید تا تضمینی برای پیشگیری از حواس پرتی ها و وقت کشی ها باشد.

به علاوه، مدیریت موثر زمان، در موقعیتی ممکن خواهد بود که بتوانید برای برخی کارهای خاص تصمیم صحیح تری بگیرید. به طور مثال اگر احساس می کنید جلسه ای در شرکت اصلاً مفید نیست و بر خلاف اهداف شماست، می توانید مؤدبانه و با توضیح علت، آن را رد کنید.

3. وظایف را اولویت بندی کنید

اولویت بندی برای اغلب ما کاری بسیار سخت است. اما می توان با تکرار و تمرین این مهارت را کسب کرد. می توانید با نوشتن کارهای هر روز خود و سعی بر اولویت بندی آن ها این مهارت را در خود تقویت کنید. بنابراین سعی کنید هر روز لیستی از تمام وظایف را بنویسید و کارهایی که برای تان ضرورت و اهمیت بیشتری دارند، در ابتدای لیست قرار دهید. حتی می توانید از روش برایان تریسی نیز استفاده کرده و سخت ترین کار را در اولویت قرار دهید.

به خاطر داشته باشید مهم ترین نکته برای پیروزیت در اولویت بندی و همچنین کنترل زمان، متعهد بودن به برنامه و وظایف مشخص شده است. در این راستا می توانید از همکاران، دوستان و مدیر نیز کمک بگیرید.

نکاتی برای برنامه ریزی صحیح

1. اهداف را به درستی مشخص کنید

اهدافی مشخص کنید که قابل دست یابی باشند. برای اینکار می توانید از هدف گذاری به روش S.M.A.R.T. استفاده کنید. این روش به شما در هدف گذاری مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دست یابی، مرتبط و زمان بندی شده کمک بسکمک می کند.

2. هوشمندانه اولویت بندی کنید

سعی کنید وظایف تان بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی کنید. به طور مثال می توانید کارهای روزانه خود را به صورت زیر اولویت بندی کنید:

  • ضروری و فوری: این کارها را باید در اولین فرصت انجام دهید.
  • ضروری اما غیرفوری: برای این کارها می توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی مناسب تر است تا انجام شوند.
  • فوری اما غیرضروری: در صورت امکان این کارها را به فردی دیگری واگذار یا از او درخواست کمک کنید.
  • غیرفوری و غیرضروری: انجام این کارها را به بعد موکول کنید.
محدودیت زمانی مشخص کنید

3. محدودیت زمانی مشخص کنید

مشخص محدودیت زمانی در تقویت مهارت های مدیریت زمان بسیار کلیدی است. این کار تمرکز و عملکرد را تا حدود زیادی بهبود می بخشد. پس سعی کنید برای بیشتر کارهای خود بازه زمانی خاصی مشخص کنید. داشتن محدودیت زمانی علاوه بر افزایش نظم و تعهد شما، می تواند مسائل احتمالی را نیز بشناساند. در نتیجه می توانید قبل از وقوع این مسائل راه حل مناسبی برای مقابله با آن ها پیدا کنید.

به عنوان مثال فرض کنید باید قبل از یک جلسه، تعداد پنج گزارش آماده کنید. با این حال می دانید که در زمان باقی مانده تنها چهار گزارش را می توانید بنویسید. اگر از قبل این واقعیت را بدانید، به راحتی می توانید از فرد دیگری کمک گرفته و یکی از گزارش ها را به او واگذار کنید، اما اگر فقط یک ساعت مانده به جلسه متوجه شوید که قادر به نوشتن تمام گزارش ها نیستید، نخواهید توانست وظایف خود را به درستی انجام دهید.

4. زمانی برای استراحت در نظر بگیرید

حفظ تمرکز و انگیزه در هنگام کار طولاتی مدت، سخت است. بنابراین بین کارها یا هر چند ساعت یک بار، استراحت کوتاهی به خود بدهید. می توانید چرتی کوتاه، خوردن یک فنجان چای یا قهوه، قدم زدن و… را در این فاصله انجام دهید.

5. خود را سازمان دهی کنید

از تقویم برای برنامه ریزی طولانی مدت هم استفاده کنید. می توانید زمان کارهای بزرگتر که در آینده ای نسبتاً دورتر اتفاق می افتند را در تقویم بنویسید. به این فکر کنید که چه روزی برای انجام یک کار خاص مناسب است و آن روز را در تقویم علامت بزنید. سپس برنامه های خود را به گونه ای بچینید که در تضاد با هدف بزرگتر نباشند.

به طور مثال فرض کنید به جلسه ای با مدیر مالی شرکت نیاز دارید. بنابراین باید به گونه ای برنامه ریزی کنید تا روزی که او در شرکت حضور دارد، بتوانید جلسه مورد نظر را تشکیل دهید.

6. کارهای غیرضروری را حذف کنید

حذف کارهای غیرضروری یکی از مهم ترین نکات برای داشتن برنامه ای هوشمندانه است. بنابراین باید کارهای غیرضروری و بی اهمیت خود را مشخص و حذف کنید و آن هایی که ارزش وقت گذاشتن دارند را در برنامه ریزی بیاورید. این کار زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم در اختیارتان قرار می دهد.

7. برنامه روزانه داشته باشید

سعی کنید هر شب قبل از خواب، کارهای فردای خود را مشخص و اولویت بندی کرده و در برنامه یادداشت کنید. در این صورت هر روز را با آگاهی از برنامه روزانه شروع می کنید و هیچ اتلاف وقتی نخواهید داشت.

مزیت های مدیریت زمانه - پیروزیت

مزیت های مدیریت زمان

مزیت های مدیریت صحیح و موثر زمان عبارتند از:

  • کاهش استرس
  • آزادی زمان بیشتر برای انجام کارهای مهم تر
  • بازده بالا با کار کمتر
  • جلوگیری از اشتباهات
  • جلوگیری از بی نظمی
  • تقویت قدرت تصمیم گیری
  • ایجاد فرصت های بیشتر
  • افزایش احتمال پیروزیت
  • افزایش پویایی
  • تقسیم زمان به بخش های کوچکتر
  • تشویق به نظم و انظباط
  • فرصت تمرکز بر مسائل مهم تر

پیامدهای عدم مدیریت زمان

پیامدهای عدم مدیریت زمان عبارتند از:

  • گردش کار ضعیف
  • زمان تلف شده بسیار
  • عدم کنترل بر وظایف و زمان
  • کیفیت کار ضعیف
  • شهرت پیدا کردن به بدقولی

بهترین کتاب های مدیریت موثر زمان

در این قسمت کتاب هایی ارزشمند برای مدیریت و کنترل زمان از پیروز ترین افراد جهان را معرفی می کنیم. می توانید از این کتاب ها نیز برای مدیریت هر چه بهتر زمان خود استفاده کنید.

کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: این کتاب که توسط انجمن مدیریت آمریکا AMACOM منتشر شده است، حاوی مطالب ارزشمندی برای مدیریت صحیح زمان از جمله روش کنترل عوامل اتلاف وقت، ایمیل ها و پیام ها، جلسات و تماس های تلفنی، چهار عامل کلیدی برای تقویت بهره وری، شیوه اولویت بندی صحیح، غلبه بر به تعویق انداختن کارها، روش های واگذاری برخی کارها به دیگران، روش های حذف برخی کارهای خاص، روش های تشخیص کارهای غیرضروری و… است.

کتاب به انجام رساندن کارها از دیوید آلن: این کتاب با نام اختصاری GTD که مخفف How To Get Things Done است نیز شناخته می شود. نویسنده در این کتاب می کوشد تا مدیریت مؤثر زمان را ابزاری برای اهدافی بزرگتر مانند نظم شخصی و به پایان رساندن کارها معرفی کند. به عبارتی این کتاب به شما یاد خواهد که چگونه با مدیریت و کنترل زمان بتوانید در مناسب ترین زمان و با صرف کم ترین انرژی، بیشترین بازدهی را داشته و کارهای خود را به انجام برسانید.

کتاب عادت به اکنون نیل فیوره: این کتاب از طریق درمان به تعویق انداختن کارها و اهمال کاری، مهارت مدیریت و اداره زمان خواننده را تقویت می کند. به بیانی دیگر نیل فیوره معتقد است همه افرادی که ادعای مشکل مدیریت در زمان دارند، در حقیقت اهمال کار هستند و مشکل اصلی آن ها نداشتن انگیزه کافی برای شروع کار است که باعث به تعویق انداختن کار می شود.

کتاب Leave The Office Earlier از لورا استک: بیشتر تمرکز این کتاب روی مدیریت و کنترل زمان در کسب و کار است. لورا استک سعی کرده است از مدیرانی که زود آمدن و دیر رفتن از محل کار را یک ارزش می دانند، انتقاد کند. در واقع او معتقد است مدیریت صحیح زمان یعنی بتوانید در کم ترین زمان ممکن وظایف خود را به خوبی انجام داده و به خاتمه برسانید.

کتاب Total Workday Control از مایکل لینن برگر: این کتاب یکی از اولین و ارزشمندترین کتاب هایی است که سعی بر استفاده از تکنولوژی در مدیریت مؤثر زمان داشته است.

جمع بندی

روش های گفته شده برای مدیریت زمان، می توانند در رسیدن به اهداف گوناگونی مانند پیروزیت شغلی، پیروزیت در کارهای روزانه، پیروزیت در یافتن شغل جدید، پیروزیت در یادگیری مهارت های جدید و… بسیار کمک کند. همچنین کتاب های معرفی شده نیز باعث عمیق شدن درک و مهارت های شما در مورد مدیریت زمان می شوند. در نهایت اگر پیشنهادی برای کنترل بهتر زمان دارید، لطفاً با ما و همراهان انگیزه به اشتراک بگذارید.

منبع: مجله انگیزه

به "مدیریت زمان چیست و چگونه می توان این مهارت را به دست آورد؟" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "مدیریت زمان چیست و چگونه می توان این مهارت را به دست آورد؟"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید